Vous préparez votre prochaine réunion, formation ou séminaire et vous être à la recherche d’un lieu idéal pour organiser votre évènement.

Pas toujours simple de choisir une salle de réunion à Lyon avec le nombre d’offres qui se présente à vous sur internet. L’immobilier d’entreprises, aussi bien sur la location de bureaux que sur la location de salle de réunion c’est un peu comme les agences de voyages en ligne ou les comparateurs d’hôtels et de vols, une multitude d’annonces est disponible en quelques clics sur des dizaines et des dizaines de plateformes.

Salle de réunion Lyon

Entre les sites classiques de réservation de salles (1001 salles, ABC salles, etc.) ou les places de marchés qui s’occupent de promouvoir des espaces de travail telles que Bird Office, Kactus, choose and Work, Bureaux à partager ou encore néo-nomade (avec des prises de commissions) , les espaces de co-working (Abonnement avec Copass), les centre d’affaires de type grands groupes internationaux ou les indépendants (comme Skywork) pas toujours simple de savoir ce qui correspond le mieux à votre évènement mais cela peut vous donner pas mal d’idées si vous ne savez pas du tout ce que vous recherchez.

Nous avons tenté de regrouper quelques critères pour vous guider dans votre recherche et qui feront de votre journée un succès.

1 – Trouver la capacité parfaite

De quelle capacité avez-vous besoin réellement? Par expérience, c’est la première question à vous poser. Très régulièrement, des clients nous contactent pour un nombre de personnes beaucoup trop important ou inversement vous vous retrouvez dans un espace qui perd toute intimité car bien trop étendu pour le nombre de personnes présentes.

2 – Localisation de la salle de réunion à Lyon

Pensez pratique ! Organisez une réunion à l’extérieur de vos locaux, ou dans une autre ville demande une certaine logistique. Choisissez une salle de réunion plutôt centrale pour tous vos collaborateurs et invités. Celle-ci doit être accessible facilement par les transports en commun et si certaines personnes se déplacent en voiture, renseignez vous sur les places de parking disponibles à proximité, ainsi que les coûts supplémentaires que cela engendre.

Lyon Part-Dieu est un excellent secteur pour organiser votre réunion. Ce quartier d’affaires comporte une gare directe et des accès aux navettes pour l’aéroport Saint Exupéry. Également, le quartier propose le plus grand réseau de transports en commun de la ville.

3 – Ambiance du lieu

Salle de réunion Lyon

Quelle atmosphère recherchez vous pour votre évènement ? L’environnement et le style de la salle de réunion vont correspondre au ton que vous donnerez à celui-ci.

Il est indéniable que la décoration des lieux est primordiale pour créer une ambiance dès l’arrivée. Vous passerez une bien meilleure journée dans un lieu et des salles de réunions aménagées avec goût.

Le lieu correspond t-il à vos exigences ? Si vous n’avez pas l’occasion de vous déplacer, demandez un maximum de photo.

Vous recherchez une salle de réunion à Lyon plutôt traditionnelle pour son calme et son standing, vous allez vous orienter davantage vers les centres d’affaires ou les hôtels/ restaurants. Comment est organisé le lieu autour des salles de réunion? Y-a-t-il des bureaux fermés ou un espace de coworking, forcément plus bruyant? Certaines salles de réunion sont vraiment dédiées à un format de séminaire ou de conférences dans des grands salles de type “spectacle”. Enfin, si vous cherchez quelques chose de moins conventionnelle, les espaces de coworking devraient vous convenir.

4 – Équipements et services sur place

Salle de réunion Lyon

De quoi avez-vous besoin pour votre évènement ? Faites la liste des outils (vidéo-projecteur, connectique nécessaire à la projection, tableau blanc, paperboard, multiprises, connexion internet, etc.) indispensables et de la configuration de la salle au niveau mobilier souhaité pour le bon déroulement de votre journée.

Vérifiez avec le prestataire que l’équipement est bien disponible, en état de marche et que celui-ci n’engendre pas des frais supplémentaires.

Renseignez-vous également sur des éléments comme la lumière, les climatisations et chauffages à disposition ainsi que tout ce qui est petites boissons d’accompagnement (eau fraîche, café, thés etc.)

Quel service attendez-vous le jour J ? Un accueil est-il prévu pour vos invités sur place ? Une signalisation personnalisée? L’espace bénéficie t-il d’un lieu pour faire une pause dans votre journée, d’un endroit où vos participants pourront s’isoler pour téléphoner ? Est-il possible de prévoir des pauses cafés, déjeuners ou cocktails le soir.

5 – Le prix

Salle de réunion Lyon

Demandez plusieurs devis.
Souvent le prix d’une salle de réunion à Lyon s’évalue par personne mais certaine fois, on peut vous proposer des forfaits. Cependant, prenez votre temps pour faire quelques calculs selon les options proposées. Il est souvent plus rentable de ne payer que ce que vous consommez.

Pensez à réserver à l’avance.
Très Souvent les meilleures salles de réunion à Lyon sont prises et notamment au printemps et à l’automne où beaucoup d’évènements professionnels sont organisés.

Enfin, si un lieu vous plait après votre première expérience, tentez de vous arranger avec le propriétaire pour avoir des priorités de réservations 🙂 si vous vous y sentez bien.

En conclusion, avant de valider votre choix, nous vous conseillons d’aller dénicher les avis des personnes qui ont déjà testé le lieu (comme pour votre hôtel, c’est souvent très instructif ! ). Regardez le nombre de commentaires et de quand sont-ils datés. Cependant, rien ne vaudra le déplacement, n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec la personne responsable du centre d’affaires ou de l’établissement pour vous faire visiter les salles de réunions en question. Cela sera aussi l’occasion de sentir un peu mieux l’accueil et le service proposé pour le jour J.

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