La crise du COVID-19 et le confinement ont complètement chamboulé nos façons de travailler. Chômage partiel pour certains, télétravail pour d’autres, les équipes se sont retrouvées dispersées dans des lieux divers et les réunions ont donc pris une autre dimension. 

Qu’a changé cette crise à notre façon de voir les réunions en entreprise ? Des changements vont-ils s’inscrire dans la durée ? Qu’a-t-on appris des réunions à distance ?

Les réunions à distance : la nouvelle norme ?

Pendant les deux mois de confinement, les réunions en visioconférence ou par téléphone sont inévitablement devenues la norme. Mêmes les assemblées générales, qui en temps normal doivent absolument avoir lieu en physique, ont pu se tenir de manière dématérialisée. 

Il a d’abord fallu choisir le bon outil, en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise. Entre Zoom et son scandale sur la protection des données, Google Meet qui a ouvert ses services à tous les utilisateurs… Le choix a parfois été compliqué. Mais beaucoup d’équipes se sont, au fil des semaines, habituées à ces nouveaux outils et les utilisent aujourd’hui efficacement. 

Les réunions à distance devraient donc se multiplier, même si les bureaux se remplissent petit à petit. En effet, dans beaucoup d’entreprises, la suite logique de ces deux mois de confinement est d’ouvrir plus largement l’accès au télétravail, voire du 100% remote. Avec cette nouvelle organisation du travail, il sera fréquent qu’au moins l’un des protagonistes d’une réunion ne soit pas présent dans les bureaux et doive donc y participer à distance. 

Les règles sanitaires toujours en vigueur (limitation du nombre de personnes, distanciation physique…), elles aussi, vont faire se prolonger cette période de réunions digitales. 

Les réunions à l’ère du COVID-19 : Moins mais mieux ?

Organiser une réunion, c’est tout un art. Mais l’organiser à distance, et pour un grand nombre de personnes, cela peut être encore plus technique ! C’est pourquoi il y a certaines leçons à retenir absolument de cette période si spéciale, pour tenir une réunion efficace.

Certaines équipes souffraient avant le confinement du syndrome de la réunionite. C’est-à-dire que des membres de l’équipe se réunissaient par habitude sans avoir de véritable ordre du jour ou de décision à prendre. Résultat : une grosse perte de temps, d’énergie et de productivité. 

Une étude de Barco et Circle Research a montré qu’en 2019 les salariés passaient au moins 8 heures par semaine en réunion. Plus alarmant encore, les salariés interrogés considéraient que 56% de ce temps passé en meeting était inutile.

Le télétravail a, pour beaucoup d’entreprises, réduit le nombre des réunions et mis en exergue l’inutilité de certaines d’entre elles. Moins de réunion pour plus de productivité ! Est-ce que cela va durer dans le monde d’après en entreprise ?

Pour de meilleures réunions lorsqu’elles sont utiles, voici 3 choses à ne pas oublier : 

  • Établissez toujours un ordre du jour. S’il est difficile à déterminer, peut-être que cette réunion n’est pas utile pour le moment ?
  • Mettez en place un tour de parole. En visioconférence c’est primordial pour contrer les problèmes techniques, les décalages etc… Mais cela peut prendre tout son sens en présentiel également, en évitant que certains accaparent la parole tandis que d’autres ne font qu’écouter.
  • Produisez des feedbacks. Pour être sûr que la réunion ait servi à quelque chose, il faut en dresser les conclusions. C’est particulièrement important si certains participants sont à distance, afin de s’assurer que tout le monde soit au même niveau d’information. 

Vos réunions chez Skywork

Avec la reprise de l’activité, les réunions en présentiel vont redémarrer car elles sont parfois obligatoires (conseil d’administration) ou plus efficaces (rencontre importante avec un client, négociation etc…), et c’est une bonne chose. Rien ne remplacera la discussion et l’échange en “live” pour certains moments importants d’une entreprise. 

C’est pourquoi chez Skywork nous vous ouvrons les portes de notre centre d’affaires et de nos salles de réunion. Vos meetings sont désormais peut-être moins nombreux, mais pourront être plus qualitatifs dans un lieu avec des services de standing et qui  respecte strictement les normes sanitaires. Nos tarifs sont très attractifs pour la fin de l’année. 

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