Avec l’arrivée du Printemps, viennent également les conseils d’administration des entreprises. En effet, une grande majorité des entreprises va clore son année fiscale et à cette occasion, elle répète le même exercice chaque année, à savoir l’organisation de son conseil d’administration. Alors, en quoi cela consiste t-il exactement ? On vous livre quelques bons conseils pour passer cette étape en toute sérénité.

Le conseil d’administration, qu’est ce que c’est ?

Le conseil d’administration, de façon générale a pour objectif de valider la gestion des grandes orientations de l’entreprise. C’est dans ce cadre, que l’entreprise détermine ses choix stratégiques, adopte les plans d’actions en conséquence, répond à toutes les questions indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise, assure le suivi de ses décisions, commente les résultats financiers et présente le budget.

Un conseil d’administration est constitué de plusieurs membres, choisi par l’assemblée des actionnaires et dont le nombre peut varier en fonction des statuts de l’entreprise. Il est présidé par un Président et si celui-ci est également le directeur général de la société, il aura le titre de PDG. A côté de lui, on compte aussi un secrétaire.

Un conseil d’administration est composé de personnes physiques mais peut également comporter des personnes morales qui seront alors représentées par un mandataire.

Comment bien organiser son conseil d’administration (CA) ? Voici quelques étapes à respecter.

L’organisation d’une assemblée générale ou d’un conseil d’administration n’est JAMAIS de tout repos ! Voici quelques étapes et activités à respecter pour bien réussir votre réunion.

Bloquer une date

  • Bloquer une date dans l’agenda de tous les actionnaires et administrateurs
  • Envoyer les convocations par écrit avec un délai raisonnable;

Cette convocation doit ainsi préciser la date, l’heure et le lieu de rencontre, ainsi qu’un procès-verbal de la dernière réunion. Si vous avez décider de louer une salle de réunion à l’extérieur, pensez à donner des informations d’accès pour se rendre sur le lieu en question.

Vous pouvez aussi prévoir de leur faire parvenir un ordre du jour, en demandant à certains des membres de se préparer sur certains points, questions ou résultats dont ils sont responsables au sein de l’entreprise afin qu’ils ne soient pas pris de cours et qu’ils puissent partager une information précise et clarifier certains points avec le reste de l’assemblée le jour J.

Cette convocation peut-être envoyée aux actionnaires, administrateurs et autres participants par courrier ordinaire, mais il est aussi tout à fait prévu de l’envoyer par email ou tout autre moyen technologique si cela a été prévu au préalable.

Prévoir un délai raisonnable de réponse. Ne convoquez pas non plus les membres trop longtemps à l’avance sans effectuer des rappels, pour éviter les oublis.

Prévoir le lieu – louer une salle de réunion

Les membres doivent se rendre au siège de l’entreprise ou si vous n’avez pas de lieu prévu à cet égard vous pouvez décider d’organiser ces réunions dans un centre d’affaires.

Louer une salle de réunion en centre d’affaires est une solution pour diverses raisons :

La taille de la salle de réunion et l’ambiance du lieu : l’offre de location de salles de réunion est aujourd’hui assez large pour trouver une salle de réunion qui corresponde à votre évènement, à la fois en terme de taille (nombre de personnes) mais aussi en terme d’ambiance (déco) à l’image de votre entreprise. Ce type de réunion reste toujours assez stressante pour tout le monde mais c’est un moyen de réunir tous les décisionnaires de l’entreprise, alors autant le faire dans un lieu dans lequel vous vous sentez bien. Si vous choisissez de louer une salle de réunion, faites ainsi attention au confort et à la décoration proposée. Plus vos collaborateurs se sentiront bien dans la salle, plus ils seront attentifs. Évaluez donc le mobilier choisi et la lumière prévue dans la salle de réunion.

L’emplacement géographique : tous vos collaborateurs ne travaillent pas forcément au siège de votre société. Certains vont peut-être devoir traverser la France ou éventuellement venir d’un autre pays. Tentez de choisir la location d’une salle de réunion dont l’accès est facilité par les transports. Vous éviterez les retards et l’agacement des membres du Conseil d’Administration. Pensez aussi à cette localisation pour l’heure du déjeuner et à sa proximité avec les hôtels. La location de salle de réunion en centre d’affaires propose aussi des services de restauration et de conciergerie.

L’équipement à disposition : lors d’un conseil d’administration, de nombreuses présentations sont faites. Privilégiez la location d’une salle de réunion bien équipée avec écrans, vidéo projecteurs et tableaux magnétiques pour noter les informations clés. Il est aussi possible que certains des membres du conseils participent à distance. Pour cela, assurez vous que la location de la salle de réunion prévoit un bon accès à internet et la possibilité de conférence téléphonique ou par skype.

Se préparer et établir l’ordre du jour

Vous êtes président du conseil d’administration de votre entreprise, vous vous devez donc de préparer cette réunion annuelle et d’établir un ordre du jour afin de guider celle-ci et de ne pas perdre l’attention de votre auditoire.

Thèmes abordés : Vous devez vérifier à l’avance que tous les sujets abordés relèvent bien de la compétence des membres du conseil présents ce jour là.

Simplification des documents : Assurez-vous que vous avez tous les documents nécessaires à partager le jour J et que ceux-ci ne vous semblent pas trop techniques et pas trop longs.

Contrôle des chiffres : Vérifiez les analyses. Il est toujours difficile d’expliquer des écarts de budgets ou de résultats.

Exigez de chaque membre du conseil qu’il se prépare à cette réunion et qu’il lise à l’avance les documents transmis.

Skywork vous propose de vous accueillir pour vos conseils d’administration avec la location de ses salles de réunion. Vous pourrez également profiter de l’espace de détente prévu au 11ème étage de la tour Britannia avec une vue imprenable sur Lyon pour vos pauses cafés avec l’équipe. Le centre d’affaires se trouve en plein coeur du quartier d’affaires de Lyon avec un accès direct à la gare Part-Dieu.

Au plaisir de vous recevoir. Pour louer une salle de réunion, c’est par ici.

Retour aux actualités