Vous avez sûrement déjà entendu parler de Zoom, cet outil de visioconférence utilisé à travers le monde. Peut-être même que vous avez déjà été invité à participer à des réunions de travail sur cet outil.

Et maintenant, c’est à votre tour : vous devez organiser votre propre réunion Zoom. Alors comment s’y prendre pour que celle-ci soit réussie, et que l’attention de vos interlocuteurs soit captée malgré la distance physique ?

On vous explique tout.

Comment préparer sa réunion sur Zoom ?

Si vous avez déjà organisé des réunions physiques, vous savez que celles-ci se préparent. Et c’est la même chose pour vos réunions Zoom ! 

Il faut être prêt pour comprendre et utiliser l’outil pour le jour J, mais aussi bien communiquer sur votre réunion en amont afin que vos invités soient, eux aussi, préparés.

Comment programmer sa réunion sur Zoom ?

Pour programmer votre réunion Zoom, il va tout d’abord falloir vous créer un compte. 

C’est assez simple, il vous suffit de vous rendre sur la plateforme ici, de cliquer sur le bouton “Inscription Gratuite”, puis de remplir les champs demandés.

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Une fois votre inscription faite, il suffit de vous rendre dans votre compte, onglet “Réunions”, et enfin, de cliquer sur “Planifier une réunion”. Vous n’aurez plus qu’à renseigner les différentes informations concernant votre réunion : le sujet, la date, la durée, etc. Mais aussi des informations plus techniques qui vous permettront de définir comment les participants pourront accéder à la réunion et interagir lors de celle-ci. Une fois que c’est fait, vous devrez cliquer sur le bouton “Enregistrer”.

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Et voilà, votre réunion Zoom est programmée !

Vous n’aurez plus qu’à cliquer sur “Démarrer” pour la lancer.

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Comment communiquer efficacement sur sa Zoom ?

Maintenant que votre réunion Zoom est planifiée, il va falloir communiquer sur celle-ci et en informer vos invités.

En effet, certaines informations sont primordiales afin de veiller au bon déroulement de votre réunion. Vous allez donc devoir renseigner vos invités sur :

  • La date et l’heure de la réunion,
  • Le thème de la réunion,
  • Le lien d’invitation Zoom que vous pouvez retrouver directement en cliquant sur le nom de votre réunion dans votre compte,
  • Le mot-de-passe pour accéder à la réunion si vous en avez défini un.

Il est aussi important de leur dire ce qu’ils doivent faire s’ils ne peuvent pas être présents le jour de la réunion. Par exemple, vous pouvez leur expliquer que la réunion sera enregistrée et qu’ils devront donc regarder l’enregistrement, ou bien qu’un compte rendu leur sera communiqué…

Ensuite, il faut définir comment leur envoyer ces informations. Pour cela, rien de plus simple. Vous pouvez tout simplement avoir recours à votre fournisseur d’email ou de messagerie habituel et envoyer un email aux invités avec toutes les informations nécessaires.

Néanmoins, nous vous conseillons de créer un événement dans votre calendrier habituel. En effet, de cette façon, les invités pourront rapidement et plus facilement vous informer de leur présence ou de leur absence.

Vous pouvez même créer cet événement directement depuis votre compte Zoom : il vous suffit de cliquer sur le nom de votre réunion, puis de choisir l’application que vous utilisez pour votre agenda. Ainsi, vous pourrez l’ajouter à votre calendrier, inviter vos contacts directement à cet évènement, et renseigner les informations nécessaires.

Comment organiser sa réunion de travail à distance ?

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Votre réunion Zoom est maintenant mise en place, et vos collaborateurs ont bien été invités.

Il est désormais temps de réfléchir au bon déroulement de la réunion. En effet, les codes traditionnels mis en place dans une réunion classique ne peuvent pas tous être transposés dans une réunion de travail à distance.

1/ Avoir le matériel nécessaire pour la réunion Zoom

En premier lieu, il faut vous équiper du bon matériel.

Si l’équipement de base est votre ordinateur portable et une bonne connexion internet, d’autres éléments peuvent être ajoutés pour améliorer la qualité de votre réunion :

  • Un casque, afin que vos interlocuteurs vous entendent correctement,
  • Une webcam HD ou 4K pour que l’on puisse mieux vous voir,
  • Un deuxième écran, afin que vous puissiez partager votre écran tout en gardant vos notes d’un autre côté, ou bien pour que vous puissiez voir vos interlocuteurs, ce qui est bien plus agréable.

Bien sûr, si vous organisez des réunions exceptionnellement, ce matériel n’est pas indispensable.

2/ Mettre en place une structure claire et précise de la réunion

Il convient que la réunion suive un ordre clair afin qu’elle produise les résultats escomptés, mais aussi que vous puissiez aborder les sujets nécessaires sans dépasser le temps prévu.

Pour cela, nous vous conseillons d’établir un plan à suivre pour votre réunion.

  • Rappelez à vos interlocuteurs les sujets du jour,
  • Définir un ordre de priorité par sujet ainsi que le temps qui leur sera dédié,
  • Prévoyez quelques minutes en fin de réunion pour les éventuelles questions.

Pour vous aider à suivre votre plan, nous vous conseillons de constituer une présentation qui va venir structurer le déroulement de votre réunion. De plus, elle va aussi vous permettre de capter l’attention de vos interlocuteurs plus facilement. Vous pouvez vous tourner vers des outils de présentations tels que Google Slides, Canva ou encore Prezi qui vous proposent des modèles déjà prêts, dans lesquels vous n’avez plus qu’à ajouter votre contenu.

3/ Mettre en place des règles pour mieux collaborer

Un des principaux problèmes que l’on peut rencontrer lorsque l’on organise une réunion à distance, c’est la gestion de la prise de parole. 

Vous souhaitez peut-être que vos invités participent, ou puissent intervenir lorsque c’est nécessaire, mais comment faire pour qu’ils ne le fassent pas tous en même temps, et au mauvais moment ?

Vous devez mettre en place quelques règles.

Tout d’abord, spécifiez à vos invités que leur micro doit être coupé lorsqu’ils ne parlent pas. Ceci devrait éviter les bruits parasites.

Ensuite, expliquez-leur que lorsqu’ils souhaitent intervenir, ils peuvent utiliser l’option “lever la main” de Zoom pour vous prévenir. Vous pourrez ainsi leur signifier le moment venu si oui ou non, ils peuvent réactiver leur micro et prendre la parole.

Aussi, lorsque vous posez une même question simple à tous vos invités, vous pouvez leur demander de répondre au travers du chat, ce qui évitera la cohue. Ou mieux, lancer un sondage si vous possédez un compte Zoom payant.

4/ Mettre en place un compte rendu et debriefing de la réunion

Lorsque votre réunion est terminée, il convient de communiquer à vos participants les bons documents :

  • L’enregistrement vidéo de la réunion si nécessaire,
  • Le compte rendu de la réunion,
  • Les tâches à réaliser suite à la réunion.

Vous pouvez aussi leur demander leur opinion sur la réunion, ou s’ils ont davantage d’informations ou de recommandations à partager avec l’ensemble des participants.

Quel abonnement Zoom choisir pour ses réunions de travail ?

Pour organiser vos réunions de travail sur Zoom vous pouvez tout à fait conserver votre compte gratuit. Sachez toutefois que les réunions organisées depuis celui-ci seront limitées à 40 minutes uniquement et 100 participants maximum.

Le forfait Zoom de base est disponible à 13,99€/mois et pourra vous permettre de réaliser vos réunions sans vous préoccuper de la limite de temps, de réaliser des sondages, de pouvoir avoir un co-hôte dans la réunion, et plus encore.

Quels autres outils de visioconférence choisir pour les réunions de travail ?

Si Zoom ne vous convient pas, vous pouvez avoir recours à d’autres outils tels que Google Meet, Skype, ou encore Microsoft Teams, qui sont soit gratuits, ou proposent, eux aussi, une version gratuite.

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