Vous organisez bientôt votre réunion de travail à distance ? Si vous avez choisi d’utiliser l’outil Teams, on vous explique dans cet article comment bien organiser votre réunion grâce à lui.

Comment bien préparer sa réunion de travail Teams ?

Quelques éléments de base, indispensables aux réunions à distances, sont à respecter pour préparer sa réunion.

Mettre en place les configurations (techniques) nécessaires pour sa réunion

Si vous souhaitez organiser votre réunion sur Teams, il va évidemment falloir vous créer un compte. 

Pour cela, rien de plus simple : il suffit de vous rendre sur la page dédiée à Microsoft Teams, puis de cliquer sur “inscrivez-vous gratuitement” et de compléter les champs demandés.

Vous pouvez décider de conserver votre abonnement gratuit ou bien, vous pouvez opter pour une des versions payantes à partir de 3,40€/mois. Celles-ci vous donneront accès à davantage de stockage, des durées de réunions plus longues ou bien des fonctionnalités telles que les enregistrements et transcriptions des réunions…

Une fois que votre compte est bien créé, vous allez pouvoir passer aux étapes suivantes :

  • choisir un sujet de réunion,
  • choisir une date et une heure pour votre réunion,
  • inviter les différents participants à votre réunion.

Mettre en place un PowerPoint pour structurer sa réunion

Pour veiller au bon déroulement de la réunion, nous vous conseillons de vous appuyer sur un support.

Vous pouvez créer une présentation à partager avec les participants afin de :

  • structurer votre réunion,
  • montrer des éléments/ chiffres clés,
  • capter davantage l’attention des participants.

Pour cela, vous pouvez tout simplement utiliser l’outil PowerPoint d’Excel. 

Vous pouvez aussi opter pour des outils gratuits tels que Canva qui vous permettront d’accéder à des modèles tout prêts, dans le but de créer des présentations designs ou même animées, et adaptées à votre réunion.

Comment planifier une réunion dans Team ?

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Pour optimiser au maximum la collaboration de votre équipe, ainsi que le déroulement de votre réunion, nous vous conseillons de créer tout d’abord des Équipes et des Canaux dans votre compte Microsoft Teams.

Ceci vous permettra d’échanger avec eux à tout moment dans le canal dédié à votre projet, et de partager des documents. Cela peut donc être très utile avant ou après votre réunion.

Comment créer des canaux pour vos équipes dans Teams ?

  • Tout d’abord, vous devez créer votre équipe.

Dans l’outil, sélectionnez “Équipe” puis “Rejoindre ou créer une équipe”. Ensuite, vous n’aurez plus qu’à entrer le nom de votre équipe et ajouter les différents membres de l’équipe.

  • Vous pouvez à présent créer des canaux dédiés, pour chacun de vos projets par exemple.

Rendez-vous sur l’équipe que vous venez de créer, puis sélectionnez “Autres options”, puis “Ajouter un canal”. Vous n’aurez plus qu’à définir le nom du canal et ajouter une description.

Comment créer sa réunion de travail sur Teams ?

Une fois vos équipes et vos canaux définis, planifier une réunion est un jeu d’enfant. 

Dans votre compte Google Teams, vous devez sélectionner votre “Calendrier”, puis “Nouvelle réunion”. Vous devrez alors renseigner le canal à inviter, ainsi que les informations nécessaires, puis valider.

Chaque membre recevra alors une invitation et pourra accéder à la réunion en se rendant sur le canal le jour J.

Si vous souhaitez organiser une réunion avec des personnes externes à votre équipe, ou bien sans même avoir à créer d’équipe ou de canaux, c’est possible. Il suffit de faire le même processus, sélectionner votre “Calendrier”, puis “Nouvelle réunion”, mais au lieu d’ajouter un canal, vous renseignez les adresses des personnes à inviter.

Quelles sont les fonctionnalités Teams à utiliser pour une réunion réussie ?

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Teams est un outil qui vous permet de bénéficier de différentes fonctionnalités. Bien sûr, vous retrouverez les fonctionnalités classiques : lever la main lors des réunions, partager son écran, etc. Mais d’autres fonctionnalités proposées par l’outil peuvent grandement contribuer à la réussite de votre réunion.

Générer des sous-titres automatiques lors d’une réunion Teams

Teams vous permet de générer des sous-titres automatiquement lors de vos réunions.

Ceci est très utile pour des participants malentendants par exemple, ou encore des personnes qui ont encore du mal avec la langue parlée lors de la réunion.

Vous pouvez en apprendre plus sur cette page.

Enregistrer son écran sur Teams

Grâce à Teams, vous pouvez enregistrer votre réunion directement depuis l’outil. Elle sera ensuite disponible dans la conversation de la réunion, les participants pourront donc la retrouver facilement. Vous pourrez y ajouter une date d’expiration, afin qu’elle soit supprimée à un moment défini, et ainsi, ne prenne pas de place inutilement dans votre espace de stockage.

De plus, si vous avez activé l’option Retranscription lors de votre réunion, ils pourront aussi y accéder et ainsi rapidement retrouver les informations nécessaires.

Vous pouvez en apprendre plus sur cette page.

Utiliser le tableau blanc collaboratif sur Teams

Lors de votre réunion, vous pourrez accéder à un tableau blanc dédié, qui permettra à tous les participants d’ajouter des notes, dessiner des schémas, etc. Le tout sur le même tableau que vous retrouvez en fin de réunion. Ceci permet de collaborer en temps réel, mais aussi de prendre des notes sur les éléments clés de la réunion ainsi que les différentes idées mentionnées.

Vous pouvez en apprendre plus sur cette page.

Vous voilà prêt pour une réunion Teams réussie !

Si vous avez plutôt opté pour Zoom pour organiser votre réunion, vous pouvez consulter notre article dédié ici.

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