Vous organisez une réunion mais vous n’avez pas prévu de rédiger de compte rendu, ou bien vous ne savez pas comment le mettre en place ? Nous vous expliquons pourquoi il est indispensable et comment le rédiger.

Qu’est-ce qu’un compte rendu de réunion ?

Un compte rendu de réunion, c’est tout simplement un document professionnel qui permet de documenter et de garder une trace écrite du contenu d’une réunion, et notamment des discussions et des décisions prises lors de celle-ci.

Quel est l’utilité d’un compte rendu de réunion ?

Un des premiers avantages du compte rendu de réunion, est le fait qu’il permet de mieux gérer et organiser un projet.

En effet, il relate les décisions prises lors de la réunion : il aide donc à mettre en place les objectifs nécessaires et les tâches à réaliser. 

De plus, ce document étant accessible à toute l’entreprise, il permet à chaque employé d’être facilement et rapidement au courant des décisions prises, d’avoir une vision plus claire et cohérente des objectifs, et ainsi de travailler dans le but de les atteindre. 

Quelles sont les étapes nécessaires à la rédaction du compte rendu ?

Pour rédiger efficacement un compte rendu de réunion, plusieurs étapes sont nécessaires.

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1/ Préparer un modèle de compte rendu

Préparer un exemple de compte rendu de réunion n’est pas une étape indispensable. Néanmoins, nous vous le conseillons fortement pour gagner du temps : la prise de note et la rédaction seront beaucoup plus efficaces et rapides. Avoir un modèle va aussi vous permettre d’obtenir des comptes rendus cohérents entre chaque réunion, ce qui facilitera leur lecture.

2/ Quelles sont les informations obligatoires dans un compte rendu de réunion ?

Certaines informations doivent figurer sur votre compte rendu. Nous vous conseillons de les intégrer directement dans votre modèle, si vous en avez préparé un. 

Parmi elles figurent :

  • Le nom de l’entreprise,
  • L’objectif de la réunion,
  • L’ordre du jour,
  • La date et le lieu de la réunion,
  • Le nom des personnes présentes à la réunion, et ceux des personnes invitées mais absentes,
  • La date et le lieu de la prochaine réunion.

3/ Prendre des notes lors de la réunion

Il est primordial de prendre des notes pendant la réunion. Ceci vous évitera d’oublier certains éléments essentiels, mais cela vous fera aussi gagner du temps en ayant une première ébauche de votre compte rendu déjà prête à la fin de la réunion (bien que celle-ci devra être retravaillée, évidemment).

Si vous avez opté pour un type de compte rendu davantage exhaustif, nous vous conseillons aussi d’enregistrer la réunion, en plus de votre prise de note, afin de pouvoir retranscrire les discussions plus en détail.

4/ Rédiger le compte rendu au plus tôt

À la suite de la réunion, il convient de ne pas attendre trop longtemps avant de vous lancer dans la rédaction du compte rendu. Vous devriez même vous y mettre tout de suite !

Cela vous évitera d’oublier certains éléments mentionnés lors de la réunion, et de rédiger votre compte rendu de la manière la plus précise possible.

Si vous avez enregistré la réunion, nous vous conseillons quand même de le rédiger au plus vite. Cela sera d’une part beaucoup plus simple et fluide pour vous, mais cela permettra aussi de rendre le compte rendu disponible au reste de l’entreprise au plus vite. En effet, il est préférable de ne pas attendre plus de 3 jours avant d’envoyer un compte rendu.

Une fois votre compte rendu rédigé, n’oubliez pas de vous relire afin de vérifier toute incohérence, et qu’aucun élément n’ait été omis. 

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